אוטומציה לעסק: מאיפה מתחילים ומה חוסך הכי הרבה

אוטומציה הפכה למילה גדולה, ובגלל זה היא גם מבלבלת. בפועל היא דבר צנוע מאוד: לקחת פעולה שאדם עושה שוב ושוב באותה צורה, ולתת למחשב לעשות אותה. השאלה היחידה שמעניינת היא איזו פעולה שווה את זה.

הנוסחה

קח כל תהליך חוזר בעסק וחשב שלושה מספרים: כמה פעמים הוא קורה בחודש, כמה דקות הוא לוקח בכל פעם, וכמה עולה שעת עבודה אצלך. המכפלה היא העלות החודשית של התהליך.

עכשיו הוסף מספר רביעי, וזה זה שרוב האנשים שוכחים: כמה עולה טעות בתהליך הזה. תהליך שלוקח שתי דקות אבל טעות בו עולה לקוח שווה הרבה יותר מתהליך שלוקח עשרים דקות ואי אפשר לטעות בו.

מה בדרך כלל עולה הכי הרבה

מה לא כדאי לאטמט

זה חשוב לא פחות, כי אוטומציה במקום הלא נכון יוצרת עבודה במקום לחסוך אותה:

• תהליך שקורה פעם בחודש ולוקח חמש דקות. העלות תמיד תעלה על החיסכון.
• תהליך שמשתנה כל הזמן. תאטמט אותו והוא ישתנה, ואז יש לך גם מערכת לתקן.
• תהליך שדורש שיקול דעת אמיתי. אפשר לתמוך בו במערכת, אבל לא להחליף אותו.
• תהליך שאף אחד לא באמת מבין למה הוא קיים. קודם תבין, אולי פשוט תבטל אותו.

הסעיף האחרון הוא הרווח הגדול ביותר שאפשר להשיג, והוא בחינם. לא פעם, כשעוברים על תהליך כדי לאטמט אותו, מתברר שהוא נולד מסיבה שכבר לא קיימת. ביטול עדיף על אוטומציה.

איפה מתחילים בפועל

לא בכלים ולא בטכנולוגיה. במעקב של שבוע: תרשום כל פעולה חוזרת שאתה או הצוות עושים, וכמה זמן היא לקחה. בסוף השבוע התמונה תהיה ברורה מאוד, ולרוב היא מפתיעה. משם מריצים את הנוסחה ובוחרים אחת.

אחת, לא חמש. תהליך אחד שנפתר במלואו שווה יותר מחמישה שנפתרו חלקית, כי חצי פתרון משאיר את העבודה הידנית במקום.

מה אנחנו גובים, ולמה זה אפשרי

אנחנו מתחייבים לשבור כל הצעת מחיר שקיבלת, ובפועל מדובר על עשירית ממחיר השוק. זו לא הנחה ולא מבצע כניסה, וזה גם לא בא על חשבון האיכות. זה בא על חשבון החודשים.

בית תוכנה מתמחר חודשי עבודה של צוות. ראש צוות, מפתח צד לקוח, מפתח צד שרת, מעצב ומנהל פרויקט, כפול מספר החודשים. אנחנו מוותרים על החודשים ולא על התוצאה, ולכן המספר בסוף נראה אחרת לגמרי. בנוסף, כשמערכת דומה כבר בנויה אצלנו, אתה משלם על ההתאמה ולא על בנייה מאפס.